予算（製品共通）
Standard Edition 設定ガイド
最終更新日: 2021 年 9 月 10 日
目次
未提出経費を表示（Concur Expense のみ） 42
経費残余額を表示（Concur Expense のみ） 149
Concur Request の予算キャプチャ有効化 150
Concur Expense の予算キャプチャ有効化 150
Concur Invoice の予算キャプチャの有効化 151
改訂履歴
日付 | 注意事項 / コメント / 変更内容 |
|---|---|
2021 年 9 月 10 日 | チーム予算に関する情報を追加しました。 |
2021 年 4 月 17 日 | [マネージャーによるフィルター] オプションに関する情報を追加し、その他軽微な更新を行いました。 |
[請求書正味額の使用] 予算設定を追加しました。 | |
2020 年 10 月 20 日 | Budget Standard 版には [予算発生日] フィールドが適用されないため、情報を削除しました。 |
2020 年 7 月 23 日 | 新しい [ユーザー] ページ のリニューアルを示すために、イメージを更新しました。 |
2020 年 7 月 6 日 | 処理者がいる予算承認フローのオプションを示すために、イメージを更新しました。 |
2020 年 6 月 20 日 | 予算項目の [一括エクスポート] 機能に関する情報を更新しました。 |
2020 年 6 月 5 日 | 軽微な編集を行いました。内容の変更はありません。 |
2020 年 5 月 29 日 | カスタム フィールドに関する情報を更新しました。 |
2020 年 5 月 21 日 | 一括エクスポートの手順を追加しました。 |
2020 年 5 月 16 日 | 以下に関する情報を追加しました。
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2020 年 4 月 27 日 | ガイドのタイトル ページで [Authorization Request] チェック ボックスの名前を [Request] に変更しました。表紙の日付に変更はありません。 |
2020 年 4 月 9 日 | [YTD 表示] や [予算詳細] オプションを選択するためのクリック可能なアイコンをキャプチャするために、予算ダッシュボードのイメージを更新しました。 |
以下に関する情報を追加しました。
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2020 年 2 月 21 日 | 予算所有者が調整を追加できることについての情報を追加しました。 |
2020 年 2 月 15 日 | どのような場合に管理者が [承認フロー] ページの [予算承認者を含める] チェックボックスを選択するかについての情報を追加しました。 |
管理者が予算項目にある [Excel に出力] 機能を使用したときに適用される会計年度のフィルターについての情報を追加しました。 | |
2020 年 1 月 9 日 | [アラート上限パーセント] および [管理上限パーセント] オプションの説明を更新しました。著作権を更新しました。 |
2019 年 7 月 30 日 | さらに、「追跡データ設定」から「カスタム フィールド」への UI 名の変更を反映するために、全体を通してテキストと画像を更新しました。 |
2019 年 6 月 8 日 | 以下に関する情報を追加しました。
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2019 年 5 月 11 日 | 以下に関する情報を追加しました。
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2019 年 4 月 16 日 | 予算承認に関する内容を並べ替えました。内容の変更はありません。 |
2019 年 4 月 13 日 | Concur Invoice の新しいユーザー エクスペリエンスの一部として、「支払申請 (payment request)」という用語を「請求書 (invoice)」に変更しました。 新しい予算ワークフロー機能についての情報を追加して、軽微な更新を行いました。 |
2019 年 3 月 16 日 | 予算項目の検索およびフィルター機能についての情報を追加しました。 |
2019 年 2 月 22 日 | [Concur Request における予算消費] セクションの [申請の終了日] を [申請開始日] に変更しました。 |
2019 年 2 月 9 日 | 時間に対する予算の消費についての情報を追加しました。 |
2019 年 1 月 12 日 | [データのエクスポート] 機能の Excel スプレッドシートの [支出カテゴリ] 列に関する情報を追加しました。 |
2019 年 1 月 7 日 | 新しい [追跡データ設定] のページ名を反映するために更新しました。この表を 2 つのページにまとめました。 |
2018 年 12 月 17 日 | 著作権を変更しました。その他の内容の変更はありません。 |
2018 年 12 月 8 日 | 以下の新機能についての情報を追加しました。
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予算詳細の [データのエクスポート] 機能に [支払先名] 列が追加されました。さらに、該当箇所に関して、「Concur」が「SAP Concur」に置換されました。 | |
2018 年 9 月 22 日 | 2018 年 9 月のリリースが、9 月 15 日から 9 月 22 日に変更されました。 |
2018 年 9 月 15 日 | 以下のセクションを更新しました。
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過去の改訂履歴を削除しました。 |
この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。
管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス許可がない場合は、社内の SAP Concur 管理者にお問い合わせください。
このガイドに記載されている作業は SAP Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて SAP Concur サポートにご依頼ください。
予算機能では、お客様が予算のすべての要素を設定できます。要素には、予算の期間となる会計年度、コスト センター（プロフィット センター）レベルで支出を追跡する予算追跡フィールド、実際の年間予算となる予算の経費タイプをグループ化した予算カテゴリ、および会計年度、予算所有者、予算名、予算表示名などの予算を定義する予算項目があります。
管理者がこの機能を設定すると、ユーザーは予算ダッシュボードにアクセスして自身の予算の表示および管理ができるようになります。
この機能によって、予算が承認者および予算所有者に対して見やすく、実用的で、リアルタイムのものとなり、Concur Invoice（請求書や購入申請）、Concur Expense（経費精算レポート）、および Concur Request（事前申請）をお使いのお客様にとって高レベルの支出判断に繋がります。
予算機能では、次の機能が提供されます。
この表では、予算機能で使用されている用語について説明しています。
用語 | 説明 |
|---|---|
予算カテゴリ | 予算を管理するための経費タイプのグループです。 |
予算通貨 | 予算項目の通貨です。予算項目は常に各自の予算通貨で表示され、プロファイル設定で設定されている通貨より優先します。支出項目は、請求書の提出日、経費の日付、または申請日に基づいて予算通貨に変換されます。実際の請求書、購入申請、経費、および申請は変換されません。 |
予算ダッシュボード | ダッシュボードには、事前承認済の支出から承認者の予算を含むそれまでの予算支出が表示されます。予算マネージャーはその予算を確認し、予算について情報に基づいた決断を下すことができます。 |
予算項目 | 会計年度、予算所有者、予算名、および予算表示名を含む年次予算です。 |
予算期間 | 予算項目の一部です。予算項目の期間タイプによって、予算項目は 1 つまたは複数の予算期間を保持します。各予算期間は会計年度に関連付けられ、会計期間および予算項目に対して予算金額を保持します。 |
予算追跡 | 予算追跡フィールドには、製品設定で定義したカスタム フィールドのデータがコピーされています。新しい予算追跡フィールドが必要な場合、管理者が製品設定でカスタム フィールドを追加すると、予算設定に同じ名前の予算追跡フィールドが自動的に追加されます。これらの予算追跡フィールドは、予算項目の [予算追跡フィールド（オプション）] タブに表示されます。管理者は、ここで予算項目に関連付ける予算追跡フィールドの値を指定できます。Standard Edition の予算追跡フィールドは、カスタム フィールドと定義されているフィールドに限定されています。 |
マネージャー階層 | マネージャー階層はユーザーが直接的または間接的にレポートするマネージャーで構成されています。ユーザーまたは管理者が予算項目に対して予算マネージャーを定義してある場合、支出明細の提出者が予算項目の [マネージャーによるフィルター（オプション）] タブにリストされているいずれかのマネージャーにレポートすると、支出明細が予算項目に一致処理されます。 注意: [マネージャーによるフィルター（オプション）] タブを表示させるには、管理者が予算設定でこのオプションを選択（有効化）しておく必要があります。
|
一致基準 | 経費精算レポート、請求書、購入申請、および事前申請は、1 つ以上の予算項目に一致させることができます。一致基準は以下のとおりです。
注意: 予算項目に関連する予算カテゴリまたは予算マネージャーがない場合、すべての支出項目は会計期間に基づいて一致処理されます。 |
期間タイプ | 各予算項目に期間タイプがあります。期間タイプによって、予算項目の管理レベルが決まります。管理者は、毎年、毎四半期、または毎月から選択できます。 例: 管理者が期間タイプに毎月を選択した場合、予算項目は毎月管理され、各月の期間で予算金額を入力する必要があります。予算項目は毎月予算ダッシュボードに表示され、残りの予算は「使うか失うか」に基づいて毎月の予算金額を使用します。 |
支出項目 | 経費の配賦、経費項目、請求書の配賦、請求書の行項目、購入申請配賦、購入申請行項目、事前申請の想定経費、または事前申請セグメントなどの、予算の一部を消費する特殊な項目です。 支出項目は 1 つ以上の予算項目を参照可能です。 |
管理者は、製品設定の [ユーザー] ページで 4 つの予算ロールを割り当てることができます。
この表は、予算機能に関するロールを示しています。
ロール | 説明 |
|---|---|
予算管理 | 会計カレンダー、予算カテゴリ、予算追跡フィールド、予算項目、および予算設定を設定します。予算管理者は、エンティティ内のすべての予算項目にアクセスできます。予算管理者は、予算項目で設定した予算金額を確認できますが、ダッシュボードに表示される実際の予算は確認できません。 注意: 予算管理者は、予算閲覧者ロールも保有する場合、予算ダッシュボードの [共有の予算] セクションで設定済のすべての予算項目を確認できます。 |
予算承認者 / マネージャー | このロールを持つユーザーは、特定の予算項目の予算承認者として選択できます。これにより、その予算に達する支出項目の承認ステップで予算を承認できます。また、支出項目を承認するときに [予算の表示] リンクにアクセスして、承認されている予算に対するその支出の具体的な影響を確認することもできます。 注意:予算承認者 / マネージャーには予算の設定情報へのアクセス権限はありません。 さらに、このロールを持つユーザーは、予算項目をフィルターするための既定の承認者またはカスタム マネージャーのマネージャーの階層の一部です。 注意: 管理者がこれらのフィールドを編集可能に設定している場合、予算承認者 / マネージャー ロールを持つユーザーは、通常の承認者と同等の支出項目フィールドへのアクセス権を所有します。 |
予算所有者 | 予算を所有し、ダッシュボードで予算を確認できます。予算所有者には予算の設定情報へのアクセス権限はありません。 |
予算閲覧者 | ダッシュボードで予算を確認します。予算閲覧者には 1 人以上を設定できます。予算閲覧者には予算の設定情報へのアクセス権限はありません。 |
管理者は、製品設定の [ユーザー] ページで [ユーザーをインポート] ボタンをクリックしてユーザー ロールをインポートすることができます。
このセクションでは、会計カレンダー、予算カテゴリ、予算追跡、予算項目、予算設定、および予算ダッシュボード機能を含む、予算機能の操作方法を説明しています。
会計カレンダーでは、暦年から独立した組織の会計期間を定義できます。多くの組織は競合と比較するため、そして年末の繁忙期を避けるために会計期を元に財務レポートのモデルを作り、独自のカレンダーを定義しています。
会計カレンダーには単一または複数の会計年度があり、会計年度にも単一または複数の会計期間があります。
会計年度には開始日および終了日があります。うるう年、および短縮会計年度や延長会計年度に対応するため、期間は毎年異なる場合があります。会計年度の開始日を変更した場合、組織は短縮会計年度や延長会計年度を使用します。会計年度は前の会計年度と重複したり、会計年度間に間をあけたりすることはできません。
会計期間は会計年度の長さによって様々ですが、一般的には月で示します。バックグラウンドでは、会計期間 3 期ごとに会計四半期が生成され、その年に対して会計年度期間が生成されます。会計四半期および会計年度期間は、予算項目が毎四半期または毎年維持されている場合に使用されます。
予算項目は、会計カレンダーと会計期間、または日付範囲と関連付けることができます。日付範囲予算は会計カレンダーを使用しません。日付範囲予算では、予算の日付範囲全体が 1 つの予算期間となります。
予算カテゴリは、Concur Invoice、Concur Expense、および Concur Request 内で予算を特定の経費タイプ グループ レベルで管理するために、経費タイプをグループ化したものです。経費エントリ、請求書の行項目、購入申請行項目、想定経費エントリ、またはセグメントに、予算カテゴリに属する経費タイプがある場合、経費項目、請求書の行項目、購入申請行項目、想定経費エントリ、またはセグメントは、その予算カテゴリのある予算に関連付けられます（その他すべての条件も一致する場合）。
経費タイプは 1 つ以上の予算カテゴリに属させることができます。これは、たとえば、ある経費タイプについてそれぞれの部で若干異なる定義をしている場合などに便利です。管理者は 2 つのカテゴリを作成できます。たとえば、Concur Travel で、それぞれの部で異なる経費タイプのセットを作成できます。
予算カテゴリを使用しない場合、たとえば Concur Invoice、Concur Expense、または Concur Request で、経費エントリ、請求書の行項目、購入申請行項目、想定経費エントリ、またはセグメントを予算承認者 / マネージャーのマネージャー階層（予算項目で定義）に基づいて一致させることができます。
予算追跡は、予算カテゴリと同様に任意の設定です。予算追跡フィールドを使用する場合は、予算項目を作成またはインポートする前に設定する必要があります。
予算追跡フィールドは、たとえば予算をコスト センター、プロジェクト、部、またはそれらの組合せに対して定義する手段を提供します。予算追跡フィールドは、予算項目ごとに設定できます。予算追跡フィールドや値（および会計期間などのその他の一致オプション）に一致する支出項目のみが、予算項目に適用されます。
予算追跡フィールドは、支出項目の原価対象または組織単位（あるいはその両方）です。これらの原価対象および組織単位の値は、支出項目の提出者が入力または選択します。入力された値は、正しい予算かどうかを判定するため、予算項目の予算追跡マッピングと比較されます。
予算追跡フィールドの [フィールド タイプ] は、カスタム フィールドで設定済の対応するフィールドの [入力方法] のタイプに一致する必要はありません。カスタム フィールドでリスト フィールドとして定義されたフィールドは、予算追跡フィールドでフリー フォーム テキスト フィールドとして定義されているフィールドに対応付けることができます。
複数レベル リストの予算追跡を設定する場合、管理者は複数レベル リストの最終フィールドに対応する予算追跡フィールドを設定でき、連結リスト フィールド全体を予算追跡フィールドに対応付ける必要はありません。管理者が予算追跡フィールドを複数レベルの連結リストに設定する場合、連結予算追跡フィールドを設定します。
予算追跡で [フィールド タイプ] が [連結リスト] に設定されているフィールドは、各予算項目の単一リスト値にのみ対応付けることができます。1 つの予算項目について、フィールドを連結リストから複数の値に対応付けるには、管理者が、関連する予算追跡フィールドをフリー フォーム テキスト フィールドとして設定し、InValueList 演算子で予算項目の特定の値（コンマ区切りの複数の値）に対応付けます。
予算追跡を使用するには、Concur Invoice、Concur Expense、および Concur Request 内でカスタム フィールドを使用する際に、管理者が通常どおり製品設定でカスタム フィールドを設定します。
管理者が [予算追跡フィールド] タブで予算追跡フィールドを設定する際、予算項目で特定の予算項目に使用するフィールドをアクティブ化して、追跡するフィールド値を定義する必要があります。
これらのカスタム フィールドは、予算項目で選択されると自動的に予算追跡フィールドになります。各カスタム フィールドは、予算項目ごとに使用できます。フィールドをカスタム フィールドから削除すると、これと同じフィールドを予算追跡で使用できなくなります。リスト フィールドのリストおよび製品設定の [カスタム フィールド] にあるリンク リスト フィールドは、予算内の予算追跡フィールドと同期されます。
管理者は、製品設定の [カスタム フィールド] で予算追跡フィールドを設定する際に、予算項目に進み、特定の予算項目に使用するフィールドをアクティブ化する必要があります。
管理者は、以下のように予算追跡フィールドを使用して、予算項目が支出明細を取り込んだかを確認できます。
管理者が製品設定でカスタム フィールドを定義済でも予算項目に表示されない場合は、[カスタム フィールド] ページに進み [保存] ボタンをクリックするか、[予算項目の追加 / 修正] ウィンドウの [予算追跡フィールド（オプション）] タブにある [同期] ボタンをクリックして、カスタム フィールドを予算追跡フィールドと同期させます。
会計カレンダー（任意で予算カテゴリ）を設定済の場合、予算項目を設定できます。
予算項目は予算の記録であり、金額（予算金額および予算通貨）、金額の目的（予算カテゴリ、予算タイプ、予算所有者、および予算マネージャー）、および金額に利用可能な時間制限（会計期間または日付範囲）という 3 つの要素で構成されています。
これらの要素によって予算を定義し、予算と支出明細（経費精算レポート項目、請求書項目、購入申請項目、想定経費エントリ、またはセグメントなど）を関連付けることができます。
Concur Invoice、Concur Expense、および Concur Request では、これらの支出明細を予算カテゴリおよび予算承認者 / マネージャーのマネージャー階層によって対応付けします。
予算には、予算カテゴリと予算承認者 / マネージャーの両方を含めることができます。ただし、予算カテゴリおよび予算承認者 / マネージャーの指定は任意です。
予算カテゴリでは、支出項目の経費タイプへのリンクが提供されています。予算承認者 / マネージャーへ直接的または間接的に報告する場合、その予算承認者 / マネージャーに関連付けられている予算に支出明細がリンクされます。
予算に予算カテゴリおよび予算承認者が含まれる場合、支出明細の経費タイプは予算カテゴリのいずれか 1 つの経費タイプに必ず一致している必要があります。また、支出明細の提出者は予算承認者 / マネージャーに必ず報告しなければなりません。
予算所有者は、予算について説明する責任があり、予算ダッシュボードの [予算概要] ページの [自分の予算] セクションで予算項目を確認できます。予算所有者は、自動的には予算マネージャーにはなりません。これは、マネージャー階層からの支出の取り込みはオプションの設定であり、ほとんどの場合、必要がないためです。該当する場合、[マネージャーによるフィルター（オプション）] タブで予算所有者をマネージャーとして割り当てます。
日付範囲予算項目は、開始日と終了日で 1 つの予算期間を指定して設定します。これは、予算設定の [会計カレンダー] タブで定義した会計カレンダーや会計期間とは関係ありません。
日付範囲予算項目を使用すると、予算管理者は、会計カレンダーに一致していないプロジェクト ベース、契約ベース、または半期ベースの予算や、個人の契約期間、在職日数、その他の日付範囲に一致する個人予算に対応して、予算項目を柔軟に設定することができます。
日付範囲予算項目は、予算設定で有効化します。この機能を有効化すると、次の状態になります。
日付範囲予算の設定後にこの機能を無効化すると、次の状態になります。
予算管理者は、[予算項目の追加] ページ / [予算項目の修正] ページの [予算タイプ] フィールドで、予算を個人口座、予算口座（既定）、または制限付き口座としてマークすることができます。
個人口座予算タイプは、教育、給付金、またはその他の報酬に関して、個人に関連する予算に対応するものです。個人予算は、Request および Expense の支出項目に制限されています。予算所有者と支出項目申請者が同じであり、予算項目で設定したその他の一致も適合する場合、支出項目は個人予算と一致します。個人予算はマネージャー階層を使用しません。[予算所有者] フィールドで、支出項目が個人予算に適用されるユーザーを定義します。支出項目はユーザーの Request または Expense の承認者に送られ、個人予算に適用されます（予算項目で定義したその他の一致基準も適合する場合）。
個人予算の例は、次のとおりです。
「通常の予算口座」と「制限付き予算口座」を簡単に区別できるよう、並べ替えられ、予算口座と別に表示されることを除き、制限付き口座予算タイプは「予算口座」予算タイプと同じ機能です。
高等教育および公的部門では、制限付き口座は助成金または明確な目的を持つ予算の別名です。新規研究プロジェクトに対する資金援助などが制限付き口座の例です。$20,000 の予算があり、$10,000 の助成金があるとします。助成金は特定の期間に使い切る必要があるので、まず助成金から使用します。そうしない場合、期限が決められているため、助成金が失われることになります。制限付き口座を設定し、時間制限に日付範囲を使用します。残りの予算 ($20,000) は、日付範囲が長い通常の予算口座として設定します。
監査ルールで予算タイプを選択できます。
予算項目で予算タイプを設定すると、予算概要の予算カードおよび予算ダッシュボードの予算詳細ページに表示されます。
予算項目が多い場合でも、予算項目の新しい検索およびフィルター機能により、目的の予算項目を簡単に探し、更新できるようになります。管理者は予算名、予算の説明、所有者の名前、および所有者のメールで検索およびフィルターを実行することができます。
さらに、会計年度のリストから、予算項目をフィルターおよび検索することもできます。リストでは、当年が既定として表示されます。
また、検索およびフィルターを行い、[予算項目] ページに表示されるフィルターされた予算項目をエクスポートすることもできます。
予算管理者は、予算項目の予算や予算設定の変更ログを検索および表示することができます。つまり、予算管理者は誰が予算レコードの追加、修正、変更を行ったのか、誰が会社の予算構成設定を変更したのかを確認することができるということになります。予算項目の変更点については、管理者は行われた変更に関する詳細を確認することが可能です。管理者は返された結果で変更済予算をクリックすることができます。変更済予算はハイパーリンクになっているので、クリックするとその予算項目の監査証跡が開きます。
管理者は、予算項目をインポートして予算を素早く設定できます。手入力が原因となるミスも防ぐことができます。さらに、インポート機能を使用して既存のレコードの更新または削除も可能です。
管理者は、[予算項目] ステップの [Excel に出力] をクリックして Excel スプレッドシートに予算データをエクスポートすることもできます。会計年度にフィルターを使用している場合、予算すべてではなく、選択した会計年度の予算だけが Excel に送信されます。
エクスポートされるスプレッドシートは、予算項目インポート スプレッドシートと同じ形式であるため、管理者は、スプレッドシート上でデータを修正して、追加の予算項目をインポートすることができます。データが大量にある場合は、予算管理者は予算項目の一括エクスポート機能を使用できます。
予算管理者は、予算項目で [詳細] メニューの [一括エクスポート] オプションを選択することで、予算データの一括エクスポートを行うことができます。
エクスポートを作成するには、予算管理者は最初に以下のデータ タイプのいずれかを選択する必要があります。
予算管理者はエクスポートするデータのタイプを選択してから、エクスポートする予算の会計年度を選択する必要があります。その後、予算管理者は予算カテゴリ別にエクスポートする予算をフィルターすることができます。フィルターするカテゴリには、特定の予算カテゴリまたはすべての予算カテゴリが選べます。最後に、予算管理者はエクスポートするファイル タイプの選択を完了したら、エクスポートがダウンロードできるようになり次第メールを受け取るかどうかを選択することができます。
予算管理者が、エクスポートをダウンロードする準備ができたらメールを受け取ることを選択する場合は、以下のものと同様のウィンドウが表示されます。
[エクスポート管理] ページでは、予算管理者は過去 7 日間にリクエストしたエクスポートのリストを確認できます。このリストには、各エクスポートをダウンロードするリンクも含まれています。
[予算詳細] タブには、会計期間と期間ごとの予算金額が表示されます。また、期間がアクティブ（オープン）かどうかも表示されます。管理者が、予算が適用される期間のタイプを [期間タイプ] リストで選択します。予算期間タイプは、月次、四半期、年間で選択できます。
管理者が予算追跡フィールドを設定する際、これらのフィールドを予算項目に関連付ける必要があります。関連付けるには、[予算項目] ステップをクリックして [追加] をクリックするか、既存の予算項目を選択して [修正] をクリックします。
ウィンドウに表示された [予算追跡フィールド（オプション）] タブで、管理者はチェック ボックスの 1 つを選択して予算項目に関連付けるフィールドを選択できます。
[予算追跡フィールド（オプション）] タブの列には、製品設定の [カスタム フィールド] の設定に基づく情報が含まれています。
予算項目は、予算管理者が [予算項目の修正] ページの [調整] タブまたは予算ダッシュボードの [予算詳細] ページの [調整] タブで手動で調整できます。さらに、調整内容のスプレッドシートをインポートすることでも、予算項目の調整が可能です。予算金額の合計、支払金額、または保留金額を調整できます。
予算項目への調整の追加
予算ダッシュボードの詳細ページでの調整の追加
予算に調整がある場合、[予算詳細] ページの [予算調整] タブに表示されます。
予算調整インポートおよびエクスポート
管理者は、予算調整インポートを使用して既存の予算項目に調整をインポートし、[予算調整インポート] ウィンドウで予算調整をエクスポートすることができます。
予算が有効であり、予算承認が設定されている場合、[承認者管理（オプション）] タブが [予算項目の追加] ウィンドウおよび [予算項目の修正] ウィンドウに表示されます。
管理者は予算項目ごとに 5 人の予算承認者まで追加できます。ただし、必要な承認は予算ごとに 1 つだけです。たとえば、承認者が 5 人の場合、取引の承認が 5 人全員に通知されますが、そのうちの 1 人が承認すれば、その他の承認者はスキップされます。支出項目が複数の予算と一致し、それぞれの予算に承認者がいる場合、予算ごとに 1 つの予算承認が必要になります。予算承認者が複数の予算と関連付けられている場合でも、支出項目を一度承認するだけです。
5 人以上の承認者を追加しようとすると、[承認者管理（オプション）] タブのウィンドウ下部に警告メッセージが表示されます。
予算承認者 / マネージャー ロールを持つユーザーは、予算マネージャー階層を有効化できます。これには、以降で説明する 2 つの方法があります。直接および間接の従業員による請求書、購入申請、経費精算レポート、または申請の提出は、マネージャー階層（階層内の直接のマネージャーまたはそのマネージャー以上）に基づいて予算と一致処理されます。
例：
マネージャーに同じくマネージャーの直属の部下がいる場合
予算の [マネージャーによるフィルター] タブで Pat がリストされている場合、Pat の支出に加え、Pat 直属のすべてのマネージャーと彼らの直属の部下も予算を消費します。
マネージャーに直属の部下のみの場合
予算の [マネージャーによるフィルター] タブで Pat がリストされている場合、Pat の支出に加え、Sam、Sarah、および John の支出が予算を消費します。会計期間や予算カテゴリなどの、その他の一致基準も適用されます。
予算所有者でない予算マネージャーは、予算ダッシュボードの [予算概要] ページにある [共有の予算] セクションで共有の予算を確認できます。
予算閲覧者は、他のユーザーの予算を閲覧できるだけで、その予算の請求書、購入申請、経費精算レポート、または事前申請 / 出張申請を承認する権限がないユーザーです。予算所有者は常に自身の予算を見ることができ、複数の予算を保持することができます。予算には、ゼロまたは複数の予算閲覧者が割り当てられている場合があります。管理者は、予算に 1 人以上の予算閲覧者を割り当て、複数のユーザーが閲覧できるようにすることができます。予算閲覧者は、予算ダッシュボードの [予算概要] ページにある [共有の予算] セクションで共有の予算を確認できます。
チーム予算機能により、予算所有者は自分のチームの予算を作成し、自己管理できます。これは、チームの支出を予算と照らし合わせて追跡するための適切な手段なく、直属の上司から非公式の予算金額を受け取る可能性がある下位レベルのマネージャーにとって特に有用です。チーム予算機能を使用することで、チームの予算を容易に作成でき、チームの支出状況を経時的に追跡することができます。さらに、チーム予算機能により、予算管理者への依存が解消されます。
チーム予算を作成するには、予算所有者が予算ダッシュボードで [チーム予算の追加] をクリックします。
表示された [チーム予算の追加] ウィンドウで、フィールドに必要な情報を入力します。
このページの情報は、[予算項目の追加] ウィンドウとほとんど同じです。違いとしては、以下のようなものがあります。
[チーム メンバー] タブに、予算所有者が支出項目の承認を行うすべての従業員が表示されます。この情報は、チーム予算の作成時に自動的に取り込まれます。予算所有者が、作成したチーム予算に参加するチーム メンバーを定義できます。チーム メンバーのリストを更新するには、予算所有者が該当するチーム予算を開き、必要に応じて、チームを入退会したメンバーの参加期間を定義する必要があります。この例を以下に示します。
以下の表は、[チーム メンバー] タブの列の説明です。
列 | 説明 |
|---|---|
アラート | 以下のシナリオでアラートが表示されます。
|
従業員名 | チーム内の従業員がリストされます。 |
予算への参加 | 従業員の予算への参加形態が示されます。オプションは以下のとおりです。
|
出発地 | 従業員の予算への参加開始日です。 |
この | 従業員の予算への参加終了日です。 |
このセクションでは、予算所有者がチーム メンバーおよびチーム予算への参加を管理する例をいくつかリストします。
チーム メンバーを一定期間に限りチーム予算に参加させる場合
Jane はマネージャーで、直属の部下である Mike に一定期間に限りチーム予算に参加させようと思っています。この場合、Jane は Mike の名前の横にある [予算への参加] 列で [期間] オプションを選択します。その後、[開始日] 列と [終了日] 列で Mike をチーム予算に参加させる期間を選択します。
チーム メンバーをチーム予算に参加させない場合
Jane はチームのマネージャーで、直属の部下である Jake をチーム予算に参加させないようにしようと思っています。この場合、Jane は Jake の名前の横にある [予算への参加] 列で [期間] オプションを選択して、[保存] をクリックします。
チーム メンバーがチームに加わった場合
Jane はマネージャーで、新しい従業員の Mike がチームに加わりました。以下の図からわかるように、Mike は該当する「一定期間」予算に参加する従業員として追加されています。Jane は必要に応じて日付を調整し、[保存] をクリックします。
チーム メンバーがチームを離れた場合
Jane はマネージャーで、直属の部下の一人である Maria がチームを離れました。以下の図からわかるように、Maria は従業員としては削除されていますが、まだチーム予算に登録されたままです。これを知らせるアラートが [アラート] 列に表示されます。チーム予算から Maria を削除するには、Jane が [予算への参加] 列で [期間] オプションを選択し、[終了日] 列で Maria の終了日を選択した後、[保存] をクリックする必要があります。
[予算設定] ステップを使用できるのは、予算管理者ロールを持つユーザーです。また、Invoice 管理または管理可能ロールも保持している必要があります。
下表は [予算設定] ページで利用可能な設定について説明しています。
設定 | 説明 |
|---|---|
タイムゾーン （SAP Concur 内部のユーザーのみに表示されます） | この設定では、厳密な年の開始日と年の終了日を決定します。最初の管理者ユーザーが会計年度を作成すると登録され、このユーザーの所在地のタイムゾーンが表示されます。この設定は、SAP Concur のみが変更できます。SAP Concur サポートに問い合わせてサービス申請を作成してください。 |
アラート上限パーセント | 予算が一定のパーセント（既定では 80%）に達した場合、このパーセントよりも予算が消費されると、予算の所有者または承認者に黄色のインジケータが表示されます。 |
管理上限パーセント | 予算が一定のパーセント（既定では 100%）に達した場合、このパーセントよりも予算が消費されると、予算の所有者または承認者に赤のインジケータが表示されます。 |
アラート上限通知の送信 | このオプションが選択（有効化）されている場合、予算所有者は予算が予算アラート上限を超えている場合に、メール アラートを受け取ります。 |
管理上限通知の送信 | このオプションが選択（有効化）されている場合、予算所有者は予算が予算アラート上限または管理上限を超えている場合に、メール アラートを受け取ります。 |
過去予算の通知を制限 | このオプションが選択（有効化）されている場合、予算所有者には古いデータのメール通知が送信されず、以前、現在、および未来の期間の通知のみが送信されます。これは、このオプションを選択することで、送信されるメール通知の数を最小限にするという意図があります。 |
未提出経費を表示 （Expense のみ） | 管理者は以下のオプションのうち 1 つを選択（有効化）できます。
クエスチョン マークのアイコンをクリックすると、使用可能な 3 つのオプションの概要が表示されます。
|
残金の計算に保留金額を含める | 計算済の残金で保留金額を含む必要のある会社は、この設定を選択（有効化）します。これは、保留金額が残金から減算されるということを意味しています。 この設定が選択（有効化）されている場合、残金は予算金額から支払金額および保留金額を引いた額と等しくなります。このシナリオでは、通常、支出に使用できる残金および承認される保留項目の見積の現実的な表示を反映した残額が必要とされます。 この設定が解除（無効化）されている場合、残金は予算金額から支払金額を引いた額と等しくなります。このシナリオでは、通常、まだ権限のある金額を反映した残金を求められます。保留中の支出項目は却下できます。 この設定は、既定で空欄（無効）になっています。 |
申請の予算キャプチャ有効化 | 管理者はこのチェック ボックスを選択（有効化）して Concur Request の予算キャプチャを有効化します。 |
経費の予算キャプチャ有効化 | 管理者はこのチェック ボックスを選択（有効化）して Concur Expense の予算キャプチャを有効化します。 |
購入申請の予算キャプチャ有効化 | 管理者はこのチェック ボックスを選択（有効化）して購入申請の予算キャプチャを有効化します。 |
請求書の予算キャプチャの有効化 | 管理者はこのチェック ボックスを選択（有効化）して Concur Invoice の予算キャプチャを有効化します。 |
申請予算項目に、申請承認後に支出済としてマークを付けます（Request のみ） | 管理者がこのチェック ボックスを選択（有効化）すると、処理者が申請を承認したときに申請予算項目が支払済としてマークされます。 |
購入申請購入申請を処理者承認後に支出済みとしてマーク （Invoice の購入申請機能のみ） | 管理者がこのチェック ボックスを選択（有効化）すると、処理者が承認した場合に購入申請が支払済としてマークされます。購入申請は、請求書と一致するまで支出済としてマークされたまま残ります。これは、システムが事前許可の承認を最終承認と認識するということです。 |
請求書正味額の使用（Concur Expense のみ） | 管理者は請求書の正味金額と総額のどちらを消費するかを選択できます。既定ではこのオプションが選択されています。税と送料を含める場合は、このオプションを選択解除（無効化）する必要があります。 |
経費正味額の使用（Concur Expense のみ） | 管理者がこのチェック ボックスを選択（有効化）すると、総額から還付額が差し引かれ、経費精算レポートは税込みになります。これは、たとえば VAT を使用している国など、経費精算レポートから税金を還付できる国で便利です。 |
予算マネージャーによるフィルターの有効化 | 管理者がこのチェック ボックスを選択（有効化）すると、予算項目に [マネージャーによるフィルター（オプション）] タブが表示されます。 管理者がこのオプションを選択すると、予算にマネージャーによるフィルターが定義されている場合、マネージャー階層に基づいて支出が取り込まれます。これは、予算カテゴリや予算追跡フィールドなどの他のフィルター オプションと併せて使用できます。 この設定は、既定で空欄（無効）になっています。 注意: このオプションを選択すると、[代理の予算マネージャー] オプションが表示されます。 |
代理の予算マネージャー | カスタムの「だれがだれの直属であるか」を使用する場合の既定は、ユーザーのプロファイルの [請求書の承認者] または [経費の承認者] の [予算マネージャー] フィールドです。既存の「ユーザーのプロファイルのだれがだれの直属であるか」を使用する場合は、既定の承認者（出張、請求書、または経費の承認者）を選択できます。プロファイル設定内の [請求書の承認者] または [経費の承認者]の [予算マネージャー] フィールドで承認者が未入力の場合は、[代理の予算マネージャー] リストで選択されている承認者が使用されます。次のオプションが利用できます。
注意: [代理の予算マネージャー] リストを表示するには、[予算設定] ページにある [予算マネージャーによるフィルターの有効化] オプションを選択（有効化）する必要があります。
|
日付範囲予算期間タイプの有効化 | 管理者がこのチェック ボックスを選択（有効化）することにより、予算項目が会計年度や会計期間ではなく日付範囲で使用できるようになります。 このオプションを選択すると、[予算項目の追加] ページや [予算項目の修正] ページの [期間タイプ] フィールドに日付範囲値が表示されます。管理者が予算項目の日付範囲を選択すると、[開始日] フィールドと [終了日] フィールドが表示されます。予算項目インポート テンプレートに、[開始日] 列と [終了日] 列が表示されます。
|
予算所有者調整の有効化 | 管理者がこのチェック ボックスを選択（有効化）すると、予算所有者が予算に調整を追加できるようになります。 管理者がこのオプションを選択した場合、予算所有者の予算ダッシュボードに新たに [調整の追加] オプションが表示され、予算に調整を追加することができます。 注意: 予算管理者が予算ダッシュボードの詳細ページで調整を追加することもできます。 |
予算設定の [未提出経費を表示] 設定により、まだ提出されていない経費項目の残高（未提出の経費精算レポートとレポートに追加できるもののまだ経費精算レポートに添付されていない経費を合わせた金額）を予算所有者が確認することができます。この設定には 3 つのオプションがあり、予算ダッシュボードおよび Concur Expense で [予算の表示] リンクをクリックしたときの予算所有者への表示を管理します。
下表は [未提出経費を表示] 設定で利用可能なオプションについて説明しています。
未提出経費を表示の設定 | 説明 |
|---|---|
未提出経費金額を表示しない | 管理者がこのオプションを選択すると、予算ダッシュボードに経費残余額が表示されません。 このオプションは既定値です。 レポートに追加できる経費および未提出の経費精算レポートの 80% 以下が予算に正確に一致していると推定されるとき、このオプションを選択する必要がある場合があります。しきい値未満の場合、経費残余額の価値が下がり、予算所有者が混乱する可能性があります。 注意: レポートに追加できる経費には、正確に一致させるために十分な情報がない場合があります。未提出の経費精算レポートは、作成から完全な更新まで多くのステージを経て提出の準備をすることができます。 |
未提出経費金額を保留として表示 | 管理者がこのオプションを選択すると、レポートに追加できる経費および未提出の経費は保留金額に含まれ、予算ダッシュボードおよび取引中表示（[予算の表示] リンクにより）に表示されます。 レポートに追加できる経費および未提出の経費精算レポートの 95% 以上が予算に正確に一致していると推定されるとき、このオプションを選択する必要がある場合があります。 注意: クレジット カード取引および取引明細は、管理者がこのオプションを選択すると保留中の予算バケット内に表示されません。代わりに、これらの取引は支出済の予算バケット内に表示されます。 |
未提出残高を表示 | 管理者がこのオプションを選択すると、経費は予算ダッシュボードおよび取引中表示（[予算の表示] リンクにより）内の経費残余額に表示されます。 レポートに追加できる経費および未提出の経費精算レポートの 80～95% 以下が予算に正確に一致していると推定されるとき、このオプションを選択する必要がある場合があります。 注意: クレジット カード取引および取引明細は、管理者がこのオプションを選択したときに経費残余の予算バケット内に表示されません。代わりに、これらの取引は支出済の予算バケット内に表示されます。 |
上の表の 2 つ目および 3 つ目のオプションでは、実際に予算を支出する方法、および予算を進める計画をする際に必要なことを予算所有者に示しています。
さらに、管理者がこれらのオプションの 2 つ目および 3 つ目を選択した場合、製品設定で [予算] セクションをクリックすると、[予算追跡フィールド] ステップの [予算フィールド マッピング] タブに [従業員] 列が表示されます。
予算監査ルールは、予算年度内の予算支出の管理に役立ちます。たとえば、ある年の後半に重要な支出が発生する可能性があるとき、予算を年の初めに使用しすぎないようにすることができます。予算監査ルールは、Concur Expense、Concur Invoice、および Concur Request Standard Edition のアドオン機能です。
ワークフローにより、システムで請求書、購入申請、経費精算レポート、および申請の承認ステップや処理ステップをどのように進めるかを定義します。SAP Concur の柔軟なワークフロー機能により、個々の要件に合わせて予算ワークフローを設計することができます。
予算の確認を行わないと、期や年の終わりを待たずに予算が完全に消費されてしまい、組織には限られたオプションしか残されず、予算所有者には予算超過の現実などが付きつけられる可能性があります。さらに、早期に支出してしまうことは、重要度の低い支出が早期に予算を消費したことにより、重要度のより高い支出が拒否されてしまうことを意味しています。
ワークフローに予算の確認を取り込むことで、付加価値を与えることができます。監査ルールおよびワークフロー ステップ ルールは、組織固有のニーズに応じた微調整が望ましい場合にこれを取り入れる上で役に立ちます。
同様に、支出項目が予算に対してコミット済であるか判別する上でも重要です。ほとんどの組織で、支出項目が支払われた（すべての承認ステップではなくても、ほとんどのステップを通過した）段階でコミットとされます。もっと早い段階でコミットとなる組織もあります。購入申請または事前申請が承認されると、直ちにコミット済とみなされます。
予算ワークフローを組み込むには、Concur Expense および Concur Invoice（購入申請を含む）にすでに存在するワークフロー機能に予算承認ステップを追加します。
ワークフロー機能に予算承認ステップを追加することとは別に、予算項目の [予算項目の追加] ウィンドウと [予算項目の修正] ウィンドウに [承認者管理（オプション）] タブも追加されています。
予算承認者ロールと支出ユーザーのアクセス許可の両方が付与されているユーザーであれば、[承認] ページにアクセスして、取引を承認できます。たとえば、予算承認者が経費精算ユーザーまたは経費精算承認者でもある場合、[経費承認] メニューにアクセスして、経費精算レポートを承認することができます。
次のことにご注意ください。
以下の予算承認ルールを守ってください。
ユーザーは予算についての概要および詳細情報の両方を含む予算ダッシュボードにアクセスできるようになります。ダッシュボードには、事前承認済の支出を含む（該当する場合）、承認者の予算のこれまでの支出が表示されます。マネージャーが複数の予算を持っている場合、承認する間はこれらを確認することができますが、承認後に見ることはできません。
ユーザーが [分析レポート] > [予算ダッシュボード] をクリックすると、現在の予算について以下のような概要情報を含む [予算概要] ページが表示されます。
ユーザーに適切なアクセス許可がある場合、その他の予算（共有）は閲覧できる場合があります。
予算をクリックすると、ユーザーの特定の予算についての詳細情報を含むページに飛びます。[予算概要] ページで利用可能な予算、支出済、残額、および保留中について同じ情報を表示することとは別に、予算詳細を含むこのページには、予算内訳が支出済、保留中、および残額のパーセント値で図示されるとともに、請求書、購入申請、経費精算レポート、および事前申請の支出済および保留中の予算について、さらに予算に対して行われた調整に関する情報が示されます。
予算項目で予算タイプが設定されている場合、予算ダッシュボードの [予算概要] ページおよび [予算詳細] ページの予算カードに表示されます。予算タイプに制限付きまたは個人というラベルが表示されます。予算タイプのラベルが表示されない場合は、通常の予算口座です。
予算概要では、ユーザーが素早く自身の予算を表示し、支出済、残額、および保留中の予算額を確認できます。Concur Expense ユーザーはさらに経費残余額も確認できます。経費残余額で、まだ提出されていない経費項目の残高（未提出の経費精算レポートとレポートに追加できるもののまだ経費精算レポートに添付されていない経費を合わせた金額）を予算所有者が確認することができます。たとえば、予算所有者は予算支出額を決めるため、または予算残額を確認するために、自身の予算を表示する必要がある場合があります。また、ある予算年度を別の年度のものを比較する必要があることがあります。
予算ユーザーは、フィルターおよび検索機能で予算を探すことができます。
予算ユーザーは、期間フィルターにより、予算年度（現在の予算年度が既定で設定）および予算期間を選択できます。期間フィルターをクリックすると、ウィンドウが表示され、予算年度に続き、期間タイプ（毎月、毎四半期、または毎年）を選択することができます。また、期間予算に複数の四半期および月を選択することもできます。
期間フィルターにより、ユーザーに該当する情報のみが表示されます。たとえば、ユーザーが会計年度で毎年または毎四半期の予算を持たない場合、それらの会計期間はリストで利用できません。これは会計年度にも適用されます。その他の例としては、会社が会計年度および予算を 5 年間で定義したが、ユーザーが当年の予算しか所有していない場合です。その場合、ユーザーは当年の予算のみ選択できます。
[日付範囲予算] オプションをクリックした場合、該当するボタンをクリックすることで、年および日付範囲で予算をフィルターできます。日付範囲を複数選択することもできます。
検索フィルター機能を使用する場合、まず目的の予算の名前を検索フィールドに入力します。検索機能は簡単に見つけることができるよう、予算表示、予算表示（カテゴリあり）、および予算表示（所有者別）のカテゴリに分かれています。
また、検索文字列で予算を検索することもできます。次の表に、検索フィールドで検索文字列を作成する際に使用できる用語についての説明を示します。こうした用語は予算項目から取り込まれます。
説明 | |
|---|---|
名前 | 予算名です。たとえば、食費を検索するには、「名前:（すべての食費）」のように入力します。 |
所有者 | 予算所有者です。たとえば、所有者タイプで予算を検索するには、「所有者：johnsmith@brooksdev.com」のように入力します。 |
カテゴリ | 予算カテゴリです。たとえば、予算カテゴリを検索するには、「カテゴリ: (IT)」のように入力します。 |
説明 | 予算表示名です。たとえば、予算説明を検索するには、「説明:（予算 西）」のように入力します。 |
予算 | 予算金額です。たとえば、特定の予算金額の予算を検索するには、「予算:（>1000）」のように入力します。ほかにも以下のような指定が可能です。
|
予算ユーザーは、特定の予算を表示して、予算の支出額（支出済）、承認待ちの金額（保留中）、および予算の残額（残額）を確認することができます。Concur Expense ユーザーには、経費残余額（経費残余）も表示されます（管理者がこの機能を有効にしている場合）。このパーセント値は支出済の予算額を示します。タイトルをクリックすると、その予算の詳細を確認できます。
各予算の棒グラフは色分けされており、支出済または保留中の金額を簡単に確認できます（予算設定で [残金の計算に保留金額を含める] 設定が選択（有効化）されている場合）。予算管理者は予算設定の [アラート上限パーセント] および [管理上限パーセント] フィールドでパーセント値を設定可能です。色分けは以下のように対応付けられています。
ユーザーは表示オプションを使用して、予算情報をタイル表示で確認するか、リスト表示で確認するかを選択できます。
さらに、リスト表示で予算を表示する場合、予算の横の矢印をクリックすることで、支出済の金額、保留中の金額、および残額を確認できます。
また、上部の矢印をクリックすると、展開されているすべての予算を閉じることができます。
予算所有者は予算の年累計情報を表示できます。毎月および毎四半期の予算の場合、予算金額は現在の予算期間に現在の会計年度のこれまでの予算期間を加えた期間の予算金額に基づきます。
年累計情報は、[予算概要] ページの [カード] 表示および [リスト] 表示からアクセスできます。
[カード] 表示では、予算タイルを右クリックして、[YTD 表示] を選択します。
[リスト] 表示では、右側の青の展開矢印をクリックして、予算を展開します。
予算所有者が [YTD 表示] ボタンをクリックして年累計表示を開くと、[YTD 表示] ウィンドウが表示され、会計年度の当初から今日までの予算の支出状況が示されます。
予算所有者は、予算ダッシュボードの棒グラフのタイムラインで予算期間ごとに予算の消費状況を確認することができます。タイムラインで、時間と予算の消費が比較されます。予算の消費が予算期間内で 1 日ごとに均等に配分されている場合、予算所有者は予算の消費がスケジュールよりも早いのか遅いのかを確認することができます。タイムラインにより、予算所有者は支出済の予算を追跡でき、予算オーバーを防ぐことができます。
[予算概要] ページでタイムラインを表示するには、予算のタイルにマウス ポインターを合わせます。
これは、1 月の予算期間（1 月のそれぞれの日付）のタイムラインです。
これは、その年の第一四半期の予算期間（1 月、2 月、および 3 月）のタイムラインです。
予算承認者は、予算概要の上部にある [自分の予算] セクションで自分のすべての予算を確認できます。ユーザーが予算承認者 / マネージャーまたは予算閲覧者ロールを持っている場合、予算概要の [共有の予算] セクション内でほかの予算所有者と共有している予算を確認することができます。共有の予算には、予算所有者の名前のプレフィックスが付いています。
予算所有者は、間もなく予算ダッシュボードでチーム予算を作成し、自己管理できます。
チーム予算を作成するには、予算所有者が [チーム予算の追加] をクリックします。
表示されたページで必要な情報を入力して、[保存] をクリックします。このページでの情報の入力方法については、本ガイドの「新しいチーム予算の追加」セクションをご参照ください。入力方法は、予算所有者でも予算管理者でも同じです。
予算所有者は、SAP Concur 以外のユーザーと予算情報を共有できます。[予算概要] ページの [Excel に出力] リンクをクリックすると、予算ダッシュボードのリスト表示オプションで表示されるものと同じ情報（いくつかの追加フィールドも含む）を Excel スプレッドシートにエクスポートできます。追加フィールドは、「元の予算金額」（調整を含まない予算項目に入力された予算金額）、「調整済予算金額」（予算項目の調整インポートおよびエクスポートによる予算金額）、「期間タイプ」、「予算カテゴリ」、および「予算タイプ」などです。
予算ユーザーは特定の予算についての詳細情報を表示し、検索フィルターを使用して予算を検索することができます。予算ユーザーは [予算概要] ページの場合と同じ情報（予算内訳図（支出済、保留中、残額、および超過のパーセント値）、時間に対する予算の消費状況、経費タイプごとの使用金額を示すグラフ、および支出傾向の棒グラフなど）を見ることができるようになります。[予算詳細] ページには、保留中の取引、支払済の取引、支出カテゴリ、予算調整、およびフィルターが表示されるタブがあります。
ユーザーは予算データを取引または経費タイプの要約としてエクスポートすることができます。エクスポート スプレッドシート ファイルのサイズを削減するためにフィルターを適用できます。これらのフィルターは、製品カテゴリ（Request、Expense、Invoice、および購入申請）、取引ステータス（保留中や支出済）、および日付範囲で利用可能です。
さらに、予算所有者は予算項目の監査証跡を表示できます。
予算所有者は、[詳細] メニューをクリックしてから [監査証跡] を選択することで、開いた予算について予算項目の監査証跡を確認できます。監査証跡は、予算所有者や予算管理者が特定の予算項目に対して実行したアクションに関する情報を提供します。
この操作により、[ヘッダー]、[ユーザー]、[フィルター]、および [金額] タブが付いた [監査証跡] ウィンドウが開きます。
[ヘッダー] タブには、予算項目に対して行われた変更が表示されます。
[ユーザー] タブには、予算閲覧者や予算承認者などのユーザーが行った変更に関する情報が表示されます。
[フィルター] タブには、予算ダッシュボードで予算に対して行われたフィルター変更が表示されます。
[金額] タブ
[金額] タブには、予算項目の金額に加えられた変更が表示されます。
予算所有者は、予算ダッシュボードの棒グラフのタイムラインで予算期間ごとに予算の消費状況を確認することができます。前述したように、[概要] ページで、タイムラインを表示するには、タイルにマウス ポインターを合わせます。ただし、[詳細] ページを開くと、既定でタイムラインが表示されるので、タイルにポインターを合わせる必要はありません。
これは、1 月の予算期間（1 月のそれぞれの日付）のタイムラインです。
これは、1 月の予算期間（1 月のそれぞれの日付）のタイムラインです。
[保留中の取引] および [支払済の取引] をクリックして、請求書、購入申請、経費精算レポート、および事前申請の支払済および保留中の予算に関する詳細が表示することができます。
次の表は、[保留中の取引] 領域および [支払済の取引] 領域の各タブに表示される列の説明です。
フィールド | 説明 |
|---|---|
申請名 | 提出者によって入力された請求書の識別子です。 |
請求書番号 | 請求書の番号です。 |
従業員名 | 請求書を作成した従業員です。 |
請求日 | 請求書が提出された日時です。 |
行の説明 | 請求書の説明です。 |
経費タイプ | 請求書に関連付けられた経費タイプです。 |
支払先名 | 支払先の名前です。 |
予算金額 | 保留中または支出済の予算金額です。 |
予算の % | 保留中または支出済の予算のパーセント値です。 |
[購入申請] タブ
フィールド | 説明 |
|---|---|
申請番号 | 購入申請の番号です。 [確認および承認] アイコンをクリックすると購入申請へ移動し、承認者が承認することができます。 |
申請者 | 購入申請を作成した従業員の名前です。 |
提出日 | 購入申請が提出された日付です。 |
行の説明 | 購入申請の説明です。 |
経費タイプ | 購入申請に関連付けられた経費タイプです。 |
支払先名 | 支払先の名前です。 |
予算金額 | 保留中または支出済の予算金額です。 |
予算の % | 保留中または支出済の予算のパーセント値です。 |
[Expense] タブ
フィールド | 説明 |
|---|---|
レポート名 | レポートの名前です。 |
取引日 | 経費の取引日です。 |
提出者 | 経費精算レポートを提出した従業員の名前です。 |
詳細 | 経費精算レポートに関連付けられた詳細（航空会社、市区町村、および都道府県など）です。 |
経費タイプ | 経費に関連付けられた経費タイプです。 |
予算金額 | 保留中または支出済の予算金額です。 |
予算の % | 保留中または支出済の予算のパーセント値です。 |
[Request] タブ
フィールド | 説明 |
|---|---|
申請タイプ | 申請のタイプです。 |
申請名 | 申請の名前です。 |
提出者 | 申請を提出した従業員の名前です。 |
詳細 | 申請に関連付けられている詳細（航空会社、市区町村、および都道府県など）です。 |
経費タイプ | 申請金額に関連付けられている経費タイプです。 |
予算金額 | 保留中または支出済の予算金額です。 |
予算の % | 保留中または支出済の予算のパーセント値です。 |
[保留中の取引] の Concur Expense [承認] ページへのリンク（Concur Expense のみ）
予算所有者が承認者でもある場合、予算所有者は [保留中の取引] の予算ダッシュボードの経費リストから経費の [承認] ページを直接開くリンクをクリックすることができます。これにより、予算所有者は [承認] ページで支出のレコードを直接承認することが可能になります。
クレジット カード取引（Concur Expense のみ）
Concur Expense では、出張の予約およびクレジット カード フィードが予算の大部分を占めており、従業員は自身の経費精算レポートを常に予算期間内に提出できるわけではありません。予算期間内の支出が合理的な予測の判断材料として表示されるため、予算を確認する際に出張の予約やクレジット カード フィードなどの従業員ベースの支出を確認する予算所有者に便利です。
クレジット カード取引および取引明細（クレジット カード取引を含む経費精算レポート）が支払済および支出済としてカウントされるため、未提出のものであっても、予算ダッシュボードの「支出済」の予算バケットに表示されます。さらに、クレジット カード取引は、[予算詳細] ページの [支払済の取引] タブの新しい [クレジット カード] タブに表示されます。
次の表は、[支払済の取引] の [クレジット カード] タブに表示される列の説明です。
フィールド | 説明 |
|---|---|
取引日 | クレジット カードの取引日です。 |
提出者 | そのカードの経費精算レポートを提出した従業員の名前です。 |
詳細 | クレジット カード取引の説明です。 |
経費タイプ | 経費に関連付けられた経費タイプです。 |
予算金額 | 保留中または支出済の予算金額です。 |
予算の % | 保留中または支出済の予算のパーセント値です。 |
クレジット カード フィードは 1 日に 1 回、夜間実行中（米国太平洋標準時）に送信され、フィードは直ちに処理されます。クレジット カード フィードはリアルタイムで提供されないため、予算もリアルタイムで処理されません。レポートに追加可能なすべての経費は、夜間実行中に処理されます。未提出の経費精算レポートは、初回の保存時にリアルタイムで処理され、2 回目の保存時には 10 分以内に処理されます。
[支出カテゴリ] タブには、予算取引で使用される支出カテゴリの詳細が表示されます。
予算管理者がこの機能を有効にしていれば、予算所有者は予算に調整を追加することができます。その場合、予算ダッシュボードの [予算詳細] ページに [調整の追加] ボタンが表示されます。
予算所有者が [調整の追加] をクリックすると、[調整の追加] ウィンドウが表示されます。
予算所有者は次の表に従い、[調整の追加] ウィンドウに詳細を入力します。
フィールド | 説明 |
|---|---|
調整タイプ | 調整する残高のタイプを選択します。次のいずれかを選択します。
|
金額タイプ | 調整金額の適用先を選択します。次のいずれかを選択します。
|
取引日 | 調整が予算に適用される日付を選択します。この予算の予算期間内でなければなりません。 |
金額 (USD) | 調整後金額を入力します。正の金額でも負の金額でもかまいません。 |
説明 | 調整の理由や説明を入力します。 |
[フィルター] タブには、その予算に一致する経費タイプが表示されます（SAP Concur が設定）。
既定で、以下のとおり保留金額は残金計算に含まれません。
残金は予算金額から支払金額を引いた額と同じです。予算内の残金を管理しなければならない場合があります。保留金額は承認される場合とされない場合があります。
残金の計算に保留金額を含める必要がある場合、ユーザーが管理者に依頼して、管理者が内部システムで [残金の計算に保留金額を含める] オプションを選択（有効化）します。ここで残金は予算金額から支払金額および保留金額を引いた額と等しくなります。ユーザーは保留金額が承認されると予測するため、まだ支出可能な残金の現実的な内容を反映することが望ましいと考えます。
以下の図は、残金の計算に保留金額を含めた場合です。
予算の詳細では、経費タイプごとの使用金額を示すグラフも表示されます。
ユーザーは、支出項目の確認時に、支出済の項目または保留中の項目を経費タイプごとに閲覧できます。閲覧するには、[支出カテゴリ] タブをクリックします。ここでは、経費タイプごとに、予算金額の合計と併せて製品ごとの保留中および支出済の金額が表示されます。
[支出傾向] の棒グラフは、1 年にわたる予算所有者の予算期間のステータスを表示します。予算所有者は各予算期間に対して、毎四半期または毎月の表示における特定の期間の予算金額（単色の棒）、および支出金額の合計（支出金額の合計は単色の棒の一部と等しく、保留金額の合計は縞模様の棒の一部と等しい）、という 2 つの棒グラフを確認できます。この棒は、支出済金額および保留金額の合計から成る支出金額の合計を示しています。
予算所有者はそれぞれの棒にマウス カーソルを合わせて、特定の月の予算詳細を確認できます。
予算が通年に基づいている場合、毎月の表示は毎月の予算金額の計算のために、会計期間（通常 12 か月）で分割された予算期間の金額を示します。毎四半期の表示では、チャートの毎四半期の予算金額の計算のために、予算期間の金額に 3 が掛けられます。予算消費（支出および保留）は、毎年および毎四半期の予算であった場合でも毎月の実際値に基づきます。
以下の表は、[支出傾向] の棒グラフにマウス カーソルを合わせた場合に予算所有者に表示される予算期間のステータスを示しています。
予算ステータス | 説明 |
|---|---|
支出済 | 支出済の承認金額です。 |
保留中 | 承認待ちの金額です。 |
残額 | 支出可能な金額です。残金は予算金額から支払金額を引いた額として計算されます。管理者が予算設定で [残金の計算に保留金額を含める] オプションを有効化すると、残金が計算されます（予算金額 - 支払金額 - 保留金額）。 |
超過 | 残金がマイナス値になる場合、「残額」ラベルが赤色の「超過」ラベルに置き換えられ、予算金額を越えて消費された額を示します。 |
経費残余（Concur Expense のみ） | 未提出の経費項目の残高です。 経費残余額の残高は、残高から減算されたものではないため棒グラフに影響しません。そのため、未提出の経費は予算を消費しません。 |
棒グラフの色は、緑、黄色、および赤で表示されます。それぞれの色は以下を示しています。
月次または四半期予算の予算所有者には、その会計年度の支出累計も表示されます。[支出傾向] グラフの [すべて] 表示では、予算金額と予算支出の年累計が表示されます。
予算所有者は予算データを Excel スプレッドシートにエクスポートして支出の詳細を分析できます。一度に 12,500 項目までエクスポート可能です。
予算データをエクスポートするには、[予算詳細] ページで [データのエクスポート] をクリックします。
表示される [支出データをエクスポート] ウィンドウで以下のオプションを選択できます。
オプションを選択後、[データのエクスポート] ボタンをクリックして予算データをスプレッドシートにエクスポートします。
スプレッドシートには、下表にリストされている列が含まれます。
列 | 説明 |
|---|---|
ステータス | 経費精算レポート、請求書、購入申請、または事前申請の予算ステータスです。ステータスは次のいずれかです。
|
製品カテゴリ | 予算データがエクスポートされる製品カテゴリです。製品カテゴリは次のいずれかです。
|
参照 | 請求書番号、購入申請 ID、経費精算レポート名、または支出項目の事前申請名です。 |
日付 | 経費精算レポート、請求書、購入申請、または事前申請の取引日です。 |
従業員名 | 経費精算レポート、請求書、購入申請、または事前申請を提出した請求書の所有者または従業員の名前です。 |
説明 / 詳細 | 経費精算レポート、請求書、購入申請の提出者の詳細、または事前申請の説明です。 |
支出カテゴリ | 経費精算レポート、請求書、購入申請、または事前申請の支出カテゴリです（駐車場代、航空運賃、資材など）。「調整」支出カテゴリは、保留中または支出済の残高に影響を及ぼす調整済取引です。 |
予算追跡フィールド | 予算追跡フィールドが、データ エクスポートに個別の列として表示されます（設定済の場合）。この列はフィールド名付きで、各支出項目のフィールドの値が表示されます。列が表示されるのは、データ タイプが行項目データのエクスポートの場合のみです。 |
支払先名 | この列で、予算の支出行項目をエクスポートする際に支払済の金額を支払先ごとに確認できます。 注意: Concur Expense、Concur Invoice、および購入申請に適用されます。 |
予算金額 (USD) | 経費精算レポート、請求書、購入申請、または事前申請の予算金額です。 |
予算の % | 経費精算レポート、請求書、購入申請、または事前申請に対する合計予算のパーセント値です。 |
Concur Invoice で消費済予算を対象とみなす方法は、請求書と購入申請では異なります。
請求書と購入申請の両方で、予算項目の消費は購入申請または請求書の提出から始まります。
購入申請は会計期間を判断する際に提出日を使用します。会計期間およびその他の一致基準に基づいて、それぞれの購入申請行項目（または按分）は 1 つ以上の予算項目に一致します。購入申請がワークフローを進むと、購入申請が承認または処理されるたびに一致が照合されます。購入申請が差戻し、削除、またはクローズされると、購入申請行項目（および按分）は予算消費から削除され、予算残高が解放されます。
購入申請はワークフローすべてにわたって「保留中」の予算バケットに残ります。購入申請が生成され、受領され、請求書と一致すると、購入申請は支払申請を優先してクローズされ、請求書の支払いのために予算から削除されます。
予算所有者は、受領がほぼ確定している購入申請項目を予算で消費することができます。購入申請項目では、[期日] フィールドが将来の領収書を示すために使用できる唯一のシステム日付のため、[期日] フィールドに値がある場合、このフィールドが取引日として使用されます。[期日] フィールドに値がない場合、購入申請の [提出日] フィールドによって予算消費が決まります。
予算期間に対して支出が事前承認済の場合（[期日]）、購入申請が支払申請に移動する場合に（請求書が購入申請に関連付けられているとして）、支出明細は元の日付に従う必要があります。支出明細には予算申請日および請求日が表示されます。たとえば、1 つの支出明細の [期日] が 12 月である購入申請が 11 月に提出された場合、予算期間は 12 月になります。この購入申請の支出明細に対する請求書に 1 月の請求日があった場合でも、この支出明細の予算期間は 12 月のままです。ただし、購入申請項目を考慮せずに請求書の請求日を 1 月と入力した場合、予算期間は請求日の 1 月を基にすることになります。
請求書が提出されると、各請求書の行項目（または按分）は、一致基準および会計期間を決定する請求書または経費の日付を基に 1 つ以上の予算項目に一致処理されます。購入申請と紐づけられた発注との一致処理なしに請求書が提出されると、請求書は「保留中」の予算バケットに表示されます。請求書が購入申請と紐づけられている場合でも、「保留中」の予算バケットに表示されます。購入申請は金額がゼロの状態で「保留中」の予算バケットに表示されます。
請求書がワークフローを進むとき、請求書が承認または処理されるたびに一致が照合されます。請求書が差戻しまたは削除されると、請求書の行項目（および按分）は予算消費から削除され、予算残高が解放されます。処理者が請求書を承認すると、予算残高は「保留中」の予算バケットから「支出済」の予算バケットに移動します。
経費精算レポートでは、予算項目の消費は経費精算レポートを提出をすることで開始されます。
経費精算レポートは経費項目の会計期間の決定に取引日を使用します。会計期間およびその他の一致基準に基づいて、それぞれの経費項目または経費の配賦は 1 つ以上の予算項目に一致します。経費精算レポートがワークフローを進むと、経費精算レポートが承認または処理されるたびに一致が照合されます。経費精算レポートが差戻しまたは削除されると、経費項目（および配賦）は予算消費から削除され、予算残高が解放されます。
予算期間（取引日）に対して事前承認済の支出の場合、経費精算レポートは申請の予算期間に従います。支出明細には予算申請日および取引日が表示されます。たとえば、終了日が 12 月である申請が提出された場合、予算期間は 12 月になります。この申請項目に対する経費精算レポートの項目に 1 月の取引日があった場合、この項目の予算期間は 12 月のままです。ただし、申請項目を考慮することなく経費精算レポートの項目の取引日が 1 月とされている場合、予算期間は経費項目の取引日の 1 月を基にすることになります。
処理者によって経費精算レポートが承認されると、予算残高は「保留中」の予算バケットから「支出済」の予算バケットに移動します。
出張申請および事前申請で、予算項目の消費は申請の提出から始まります。申請の支出は、必ず将来に発生するという性質があるため、予算では [申請の開始日] によって会計年度が決定します。予算の支出計算には、仮払申請は含まれません。
想定経費項目、セグメント、または想定経費の配賦は、会計年度およびその他の一致基準に基づいて 1 つまたは複数の予算項目に一致処理されます。申請がワークフローを進むと、申請が承認または処理されるたびに一致が照合されます。申請が差戻しまたは削除されると、申請の経費項目、セグメント、および配賦は予算消費から削除され、予算残高が解放されます。
予算項目のある申請が経費精算レポートに関連付けられている場合、経費エントリは申請の予算期間を使用します。たとえば、終了日が 12 月である申請が提出された場合、予算期間は 12 月になります。この申請項目に対する経費エントリに 1 月の取引日があった場合、この項目の予算期間は 12 月のままです。
処理者が申請を承認すると、予算残高は「保留中」の予算バケットから「支出済」の予算バケットに移動します。
Concur Request が Concur Expense と統合している場合
Concur Request を Concur Expense と統合済であれば、申請金額を経費精算レポートに関連付けることができます。関連付けると、[予算詳細] ページの表示が更新され、予算支出項目が次のように表示されます。
申請が最終承認の段階に達したときに申請予算項目が「支出済」としてマークされるよう、予算を設定できます。
[分析レポート] メニューにメニュー オプション [予算ダッシュボード] が表示されます。
[予算ダッシュボード] メニュー オプションをクリックすると、[予算概要] ページが表示されます。
予算のうちいずれかをクリックすると、その予算の詳細が表示されます。
管理者が予算設定で経費残余額の表示を有効にした場合、Concur Expense の予算所有者に対し、[予算概要] ページおよび [予算詳細] ページの両方の予算ダッシュボードで「経費残余」額が表示されます。
[予算概要] ページ
[予算詳細] ページ
クレジット カード取引のあるユーザーでは、エクスポートする定義済のデータがある場合に [予算詳細] ページで [データのエクスポート] ボタンをクリックすると、生成されたエクスポート ファイルに [クレジット カード] 列が表示されます。
また、[予算詳細] ページの [支払済の取引] タブに [クレジット カード] タブが表示されます。
承認者については、以下の 3 つのシナリオで、経費精算レポート、請求書、購入申請、または事前申請に対する [承認] ページに [予算の表示] リンク（Concur Invoice、Concur Expense）または [予算の表示] ボタン（Concur Request）が表示されます。
複数の予算に影響する場合、承認者が [予算の表示] ボタンをクリックすると、影響する予算の概要ページが表示されます。
1 件の予算にのみ影響する場合、または影響する予算のうちの 1 件のみを選択した場合、購入申請、請求書、経費精算レポート、または事前申請の予算詳細が表示され、予算金額の合計のほか、使用済の予算のパーセント値などを確認できます。
支出通貨が予算通貨と異なる場合、[支出金額] および [予算金額] という 2 つの金額の列が [項目別の支出] セクションに表示されます。参照目的で、予算金額が予算通貨内に表示されるのに対し、支出金額の金額は支出通貨に表示されます。
[<名前> 予算詳細の表示] リンクをクリックすると、承認者は確認が必要な購入申請、請求書、経費精算レポート、または事前申請の合計予算の詳細を確認できます。ユーザーには [分析レポート] > [予算ダッシュボード] で類似の情報が表示されます。
承認者は、矢印またはメニュー階層をクリックして、前の表示に戻ることができます。
管理者が予算設定で経費残余額を有効にした場合、Expense の承認者の詳細ページに「経費残余」額」が表示されます。
予算ワークフローを使用している場合、[承認フロー] ウィンドウに予算承認者が表示されます。画面には、承認済、自動承認済、および未承認の予算が表示されます。
提出者または承認者が予算承認者でもあるために予算ワークフロー ステップがスキップされる場合、あるいは予算がない場合や承認者と一致する予算がない場合、表示されている承認者に対して予算承認ステップがスキップされた理由を示すメッセージが [承認フロー] ウィンドウに表示されます。
SAP Concur が予算機能をアクティブ化した後、予算管理者が製品設定の [予算] リンクをクリックして予算機能を設定する必要があります。
管理者は次のステップで予算を設定してください。
[ユーザー] ページが表示されます。
会計年度を追加して自社の会計期間を定義できます。会計年度は 1 期間以上必要です。日付範囲予算は予算ダッシュボードのグラフに会計年度を使用するため、日付範囲予算のみを使用している場合でも会計年度を設定する必要があります。
[会計年度追加] ウィンドウが表示されます。
フィールド | 説明/操作 |
|---|---|
会計年度名 （必須） | 会計年度の名前を入力します。自由に文字を組合せることができますが、一意である必要があります。実際の暦年名を使用することをお勧めします。2 つの会計年度がこのルールに適合する場合（短年）、2 年目に対して接尾辞を使用します。 Concur Invoice、Concur Expense、および Concur Request では、会計年度の開始日に基づいて会計年度名が既定に設定されます。開始日が 7 月 1 日以前の場合、開始日の年は会計年度名として既定に設定されます。開始日が 7 月 1 日以降の場合、終了日の年は会計年度名として既定に設定されます。 |
開始日 （必須） | 会計年度の開始日を入力します。前の会計年度の終了日以降である必要があります。会計年度には、お好みの開始日を設定できます。 注意: 開始日は SAP Concur が管理するエンティティのタイムゾーンを基にしています。 |
終了日 （必須） | 会計年度の終了日を入力します。開始日以降の日を指定できます。既定で、開始日から（1 年 - 1 日）した日になります。 注意: 開始日は SAP Concur が管理するエンティティのタイムゾーンを基にしています。 |
生成された会計期間がページに表示されます。
既存の会計年度を修正することができます。たとえば、間違いの修正、または合併や業界標準に従った組織変更の反映を行う場合などです。
今月の終了日を今日や今日以前の日付に変更することはできません。また、今月の開始日を変更することもできません。さらに、今年や前年など過去の開始日または終了日の変更もできません。
[会計年度修正] ウィンドウが表示されます。
会計年度をアクティブ化して予算所有者に対する予算を有効化できます。
[会計年度アクティブ化] ウィンドウが表示されます。
会計年度を非アクティブ化して予算所有者に対する予算を無効化できます。会計年度を非アクティブ化することにより、まだ承認または提出の途中である支出は次のアクティブな期間の予算に適用されます。
[会計年度非アクティブ化] ウィンドウが表示されます。
古い会計年度が再アクティブ化されないように、会計年度を削除して、利用可能な会計年度のリストを整理することができます。
会計期間をアクティブ化して予算所有者に対する予算を有効化できます。
[会計年度修正] ウィンドウが表示されます。
会計年度を延長することで、会計期間を会計年度に追加することができます。会計期間を同じカレンダー年（暦年）に追加するには、最初にカレンダー年を超えて会計年度を延長してから、カレンダー年の正しい会計期間になるまで会計期間の日数を修正した後、余分な会計期間を削除します。詳細は、「会計期間の修正」をご参照ください。
[会計年度修正] ウィンドウが表示されます。
新しい会計期間が自動的に生成され、アクティブ化されます。
予算項目と関連付けられていない会計期間は、修正することができます。
[会計年度修正] ウィンドウが表示されます。
会計期間を非アクティブ化して予算所有者に対する予算を無効化できます。会計期間はいつでも非アクティブ化できます。会計年度に属するすべての会計期間は、年が非アクティブ化されると非アクティブになります。会計年度に属するすべての会計期間が非アクティブの場合、年は非アクティブになります。
[会計年度修正] ウィンドウが表示されます。
会計期間を削除して、会計年度の会計期間を変更できます。予算項目に関連付けられていない場合、会計期間はいつでも削除できます。
会計カレンダーには、削除済としてマークされた会計期間は表示されません。
[会計年度修正] ウィンドウが表示されます。
会計期間が会計年度から削除されます。
予算カテゴリを追加して予算管理の詳細なレベルを提供し、経費タイプのグループ レベルで予算を管理できます。
[予算カテゴリの追加] ウィンドウが表示されます。
フィールド / リスト / 列 | 説明/操作 |
|---|---|
予算カテゴリ名 | 作成する経費タイプ群の名前を入力します。自由に文字を組合せることができますが、一意の名前を指定する必要があります。 |
フィルター | 次のいずれかを選択します。
注意:
|
検索テキスト | 経費タイプに対してこのフィールドを使用します。 |
経費タイプ | Concur Invoice、Concur Expense、Concur Request（Expense に含まれる）のいずれかで利用可能な経費タイプです。1 つ以上の経費タイプを選択します。複数の予算カテゴリに経費タイプを選択できます。「未定義」の経費タイプ以外のすべての経費タイプが利用可能です。未定義の経費タイプは、読み取り処理で特定できる経費タイプがない場合に使用されます。 |
予算カテゴリ | 経費タイプが適用される予算カテゴリです。 |
製品 | 経費タイプが適用される製品です。 |
経費タイプを追加または削除したり、予算カテゴリの名前を変更することで、予算カテゴリを修正できます。予算に関連付けられている場合、予算カテゴリから経費タイプを削除することはできません。
[予算カテゴリの修正] ウィンドウが表示されます。
必要がなくなった、または誤って追加してしまった予算カテゴリを削除することができます。予算に関連付けられていない場合、予算カテゴリはいつでも削除できます。削除された予算カテゴリに関連する経費タイプは、ほかの予算カテゴリで利用可能になります。
予算追跡を使用するには、Concur Invoice、Concur Expense、または Concur Request で通常カスタム フィールドを使用するときと同じように、カスタム フィールドを設定します。
カスタム フィールドは、自動的に予算追跡フィールドになり、予算項目でアクティブ化できるようになります。
カスタム フィールドを予算追跡フィールドとして使用するには、カスタム フィールドが 1 つ以上の Concur Expense フォームまたは Concur Invoice フォームで表示される必要があります。フォームにカスタム フィールドをオプション、必須、または読取専用に設定すると、ユーザーがそのフォームを閲覧するときにフィールドが表示されるようになります。そのフォームに対してカスタム フィールドが従業員には非表示になるように設定する場合、当該フィールドはそのフォームには表示されません。
[製品設定] で [カスタム フィールド] > [詳細ビューへの切り替え] > [表示の管理] をクリックしてカスタム フィールドの表示を設定します。次の例では、[部] フィールドはすべての Concur Expense フォームで従業員に対して非表示にされていて、請求書ヘッダー フォームではオプション フィールドとして表示されます。
従業員を適切な予算に対応付けるためにマネージャー階層を使用する場合、管理者は、予算ユーザーが製品設定の [ユーザー] ページにある [マネージャー] フィールドでマネージャーを設定済であることを最初に確認する必要があります。
管理者は、すべての予算ユーザーがマネージャーを定義済であることを確認した後、各予算項目に対して [マネージャーによるフィルター（オプション）] タブでマネージャーを選択します。
[マネージャーによるフィルター（オプション）] タブを表示するには、予算設定でこのオプションを選択（有効化）する必要があります。
会計年度、予算所有者、予算名、および予算表示名を含む予算項目を追加して予算を定義します。
[予算項目の追加] ウィンドウが表示されます。
フィールド | 説明/操作 |
|---|---|
予算名（必須） | 予算名を入力します。自由に文字を組合せることができますが、会計年度ごとに一意の名前を指定する必要があります。 予算レコードの一意のキーは、予算名、会計年度、および予算所有者によって構成されます。予算名は、ユーザーには表示されません。 |
予算表示名（必須） | 予算ダッシュボードに表示される予算項目の説明を入力します。この名前は、予算所有者、予算閲覧者、および予算マネージャーの予算ダッシュボード、取引中表示、Mobile アプリに表示されます。最大 50 文字です。 注意: Mobile ユーザーは最大 20 文字まで入力できます。 |
予算所有者 （必須） | 予算所有者の名前の最初の 3 文字を入力して予算所有者を検索します。予算所有者ロールを持つすべてのユーザーが結果として表示されます。 |
期間タイプ （必須） | 次のオプションのいずれかを選択します。
日付範囲予算は、会計年度ではなく開始日と終了日によって定義され、単一の予算期間を含みます。
注意: 期間タイプを選択すると、金額ゼロで予算期間が（再）生成されます。 |
会計年度 | 予算項目に関連付けられた会計年度を選択します。日付範囲予算項目の場合は空白のままにします。 |
開始日 | 予算項目の開始日です。[期間タイプ] フィールドで [日付範囲] を選択した場合にのみ表示されます。 |
終了日 | 予算項目の終了日です。[期間タイプ] フィールドで [日付範囲] を選択した場合にのみ表示されます。 |
通貨 （必須） | 予算項目に関連付けられた通貨を選択します。 注意: 予算が支出明細に関連付けられている場合、この [通貨] リストは編集できません。 |
予算カテゴリ （オプション） | 予算項目に関連付けられた予算カテゴリを選択します。 |
予算タイプ | 予算のタイプを選択します（「予算口座」（既定）、「制限付き口座」、または「個人口座」）。個人的に使用する予算とは、教育、給付金、またはその他の報酬に関して、1 名に関連付けられている予算です。予算所有者と支出項目申請者が同じであり、予算項目で設定したその他の一致も適合する場合、支出項目は個人予算と一致します。制限付き口座は助成金または明確な目的を持つ予算の別名です。
|
列 | 説明/操作 |
|---|---|
ステータス | 予算追跡フィールドのステータスがアクティブか非アクティブかを示します。予算追跡フィールドをアクティブ化するには、アクティブ化する予算追跡フィールドのチェック ボックスを選択（有効化）します。 |
名前 | 予算追跡フィールドの名前です。 |
タイプ | 追跡フィールドの入力タイプです。次のタイプが利用可能です。
|
演算子 | 次の演算子が利用可能です。
注意: 「InValueList」の値は、間のスペースのないコンマ区切りである必要があります。また、この値はリスト コード内にある必要があります。たとえば、「France」には「FR」を使用します。
|
値 | 予算追跡フィールドに対する既定値です。たとえば、フィールド名が「部」の場合、既定値は会社の異なる部（営業、IT、およびマーケティングなど）を含む場合があります。 注意: 予算追跡フィールドがアクティブ化され、値が [なし] になっている場合、支出は記録されません。予算の予定支出を記録するには、値を選択するか入力します。 |
既存の予算項目を修正して、誤りを修正したり設定変更を適用したりすることができます。
[予算項目の修正] ウィンドウが表示されます。
必要がなくなった、または誤って追加やインポートしてしまった予算項目はいつでも削除することができます。予算項目を削除する場合、その予算項目のすべての予算期間は削除されます。さらに、支出項目と関連付けられている場合、その予算項目を削除できます。
予算項目を削除するには、[予算項目] タブで予算項目を選択して [削除] をクリックします。
複数の予算項目を選択すると、[削除] ボタンの色がグレーになります（利用できません）。
[予算項目] タブにあるリストから予算項目が削除されます。
予算所有者に加え、予算管理者もチーム予算を追加できます。
フィールド | 説明/操作 |
|---|---|
予算名（必須） | 予算名を入力します。自由に文字を組合せることができますが、会計年度ごとに一意の名前を指定する必要があります。 予算レコードの一意のキーは、予算名、会計年度、および予算所有者によって構成されます。予算名は、ユーザーには表示されません。 |
予算表示名 | 予算ダッシュボードに表示される予算項目の説明を入力します。この名前は、予算所有者、予算閲覧者、および予算マネージャーの予算ダッシュボード、取引中表示、Mobile アプリに表示されます。最大 50 文字です。 注意: Mobile ユーザーは最大 20 文字まで入力できます。 |
予算所有者 （必須） | 予算所有者の名前の最初の 3 文字を入力して予算所有者を検索します。予算所有者ロールを持つすべてのユーザーが結果として表示されます。予算管理者であれば、リストから予算所有者を選択できます。 予算所有者の場合、このフィールドはチーム予算を作成する予算所有者に既定で設定され、変更することはできません。 |
期間タイプ （必須） | 次のオプションのいずれかを選択します。
日付範囲予算は、会計年度ではなく開始日と終了日によって定義され、単一の予算期間を含みます。
注意: 期間タイプを選択すると、金額ゼロで予算期間が（再）生成されます。 |
会計年度 （必須） | 予算項目に関連付けられた会計年度を選択します。日付範囲予算項目の場合は空白のままにします。 |
開始日 | 予算項目の開始日です。[期間タイプ] フィールドで [日付範囲] を選択した場合にのみ表示されます。 |
終了日 | 予算項目の終了日です。[期間タイプ] フィールドで [日付範囲] を選択した場合にのみ表示されます。 |
通貨 （必須） | 予算項目に関連付けられた通貨を選択します。 注意: 予算が支出明細に関連付けられている場合、この [通貨] リストは編集できません。 |
予算カテゴリ （オプション） | 予算項目に関連付けられた予算カテゴリを選択します。 |
予算タイプ （必須） | [予算タイプ] は、既定で [チーム アカウント] として設定されています。 |
[予算項目の修正] ウィンドウで予算項目の監査証跡を表示することができます。
[監査証跡] ウィンドウが表示されます。
予算および予算設定の変更ログを検索および表示することができます。
[変更ログ] ウィンドウが表示されます。
フィールド / リスト | 説明 / 操作 |
|---|---|
構成タイプ | 予算変更全体で検索する場合は [予算] を選択し、[予算設定] で変更を検索する場合は [設定] を選択します。 |
開始日 | 検索する開始日を選択します。 |
終了日 | 検索する終了日を選択します。 |
修正者 | 検索する修正済予算または予算設定のユーザーを選択します。 |
予算説明 (名前) | 予算の説明を選択します。[予算] 構成タイプを選択している場合、このオプションが使用できます。 |
設定説明 | 予算設定の説明を選択します。[設定] 構成タイプを選択している場合、このオプションが使用できます。 |
予算項目で予算データの一括エクスポートを実行することができます。
[一括エクスポート] ウィンドウが表示されます。
フィールド / リスト | 説明 / 操作 |
|---|---|
データ タイプ |
|
会計年度 | エクスポートする予算の会計年度を選択します。 |
予算カテゴリ | すべての予算カテゴリまたは特定の予算カテゴリを選択します。 |
ファイル タイプ | エクスポートのファイル タイプを選択します。 |
通知の優先設定 | エクスポートがダウンロードできるようになった時点でその情報を受け取りたい場合、[エクスポートのダウンロードができるようになり次第メールを送信] オプションを選択（有効）にします。 |
既存の予算項目に調整を追加して、予算の変更を適用できます。
[予算項目の修正] ウィンドウが表示されます。
フィールド | 説明 / 操作 |
|---|---|
タイプ | 予算調整のソースです。値は、「予算残高」、「振替決済」、「Expense」、「Invoice」、「購入申請」、または「Request」のいずれかです。 |
金額タイプ | 金額の適用先です。値は、「予算金額」、「支払金額」、「保留金額」です。 |
説明 | 調整の理由や説明です。 |
金額 | 調整後金額です。 |
予算期間 | 調整を適用する予算期間です。 |
取引日 | 調整が予算に適用される日付です。特定の予算期間内であることが必要です。 |
予算設定で、[アラート上限パーセント] オプションを選択（有効化）することができます。すると、予算が特定のパーセント値（既定では 80%）に達した場合、このパーセントを超えて予算が消費されると、予算の所有者や承認者に黄色のインジケータが表示されます。
予算設定で、[管理上限パーセントを設定します] オプションを選択（有効化）することができます。すると、予算が特定のパーセント値（既定では 100%）に達した場合、このパーセントを超えて予算が消費されると、予算の所有者や承認者に赤のインジケータが表示されます。
予算設定で、[アラート上限通知を送信します] オプションを選択（有効化）することができます。すると、予算が予算アラート上限を超えた場合に予算所有者はアラート メールを受け取ります。
予算設定で、[管理上限通知の送信] オプションを選択（有効化）することができます。すると、予算が予算管理上限を超えた場合に予算所有者はアラート メールを受け取ります。
予算設定で、[過去予算の通知を制限] オプションを選択（有効化）すると、予算所有者には古いデータのメール通知が送信されず、以前、現在、および未来の期間の通知のみが送信されます。これは、このオプションを選択することで、送信されるメール通知の数を最小限にするという意図があります。
ユーザーがプロファイル設定内の [請求書の承認者] または [経費の承認者] の [予算マネージャー] フィールドで承認者を未入力の場合、予算設定にある [代理の予算マネージャー] リストから選択した承認者を使用します。
経費残余額を選択（有効化）することで、まだ提出されていない経費項目の残高（未提出の経費精算レポートとレポートに追加できるもののまだ経費精算レポートに添付されていない経費を合わせた金額）を予算所有者が確認できます。
予算設定で、計算済の残金に保留金額を含めることができます。これは、保留金額が残金から減算されるということを意味しています。
[残金の計算に保留金額を含める] オプションが選択（有効化）されている場合、残金は予算金額から支払金額および保留金額を引いた額と等しくなります。このシナリオでは、通常、支出に使用できる残金および承認される保留項目の見積の現実的な表示を反映した利用可能な金額が求められます。
[残金の計算に保留金額を含める] オプションが解除（無効化）されている場合、残金は予算金額から支払金額を引いた額と等しくなります。このシナリオでは、通常、まだ権限のある金額を反映した残金を求められます。保留中の支出項目は却下できます。
予算設定で、Concur Request の予算キャプチャを選択（有効化）できます。
予算設定で、Concur Expense の予算キャプチャを選択（有効化）できます。
予算設定で、購入申請の予算キャプチャを有効化できます。
予算設定で、Concur Invoice の予算キャプチャを選択（有効化）できます。
予算設定で、処理者が申請を承認したときに、その申請を支出済としてマークするオプションを選択（有効化）できます。
予算設定で、処理者が購入申請を承認したときに、その申請を支出済としてマークするオプションを選択（有効化）できます。
経費精算レポートを税込みで消費する場合、予算設定で [経費正味額の使用] チェック ボックスを選択（有効化）できます。
[予算設定] で、請求書の正味金額と総額のどちらを消費するかを選択できます。つまり、請求書の税と送料を含めるかどうかに応じて、予算を設定することができます。[請求書正味額の使用] チェック ボックスは既定で選択（有効化）されています。請求書の税と送料を含める場合は、[請求書正味額の使用] チェック ボックスを選択解除（無効化）する必要があります。
予算設定で、予算項目の [マネージャーによるフィルター（オプション）] タブをアクティブ化するオプションを選択できます。
予算設定で、日付範囲の予算期間を有アクティブ化するオプションを選択できます。
予算設定で、予算所有者調整を有効化するオプションを選択できます。これにより、予算所有者による予算の管理が容易になるとともに、予算管理者の作業効率も向上します。
管理者は、製品設定の [承認フロー] で予算の承認フローを設定する必要があります。
[予算承認] ステップが [処理者] ステップの前に追加されます。この図は、Concur Invoice の [承認フロー] ページを示したものです。
